¿Cómo organizar un evento corporativo?

Antes de planificar nada, es fundamental saber qué se quiere lograr. Hazte preguntas como:

• ¿Buscas aumentar ventas o prospectos?
• ¿Deseas mejorar el clima laboral o premiar a tu equipo?
• ¿Quieres lanzar un producto o consolidar la imagen de tu marca?

Una vez claros los objetivos, es vital comunicarlos a la agencia o al espacio contratado. Prepara un brief donde detalles el perfil de asistentes, el tono que quieres transmitir y las métricas para evaluar el éxito.

La planificación financiera es clave para que el evento sea rentable y cumpla su cometido sin sorpresas desagradables.

• Solicita varias cotizaciones: Intenta conseguir al menos tres presupuestos distintos para cada servicio (catering, sonido, iluminación, etc.).
• Incluye partidas para impuestos y permisos: No olvides revisar los requisitos legales y sumar un margen de contingencia, generalmente entre el 10% y el 15%.
• Negocia paquetes con proveedores: Algunos espacios o salones de eventos ofrecen servicios integrales (mobiliario, personal de apoyo, equipo audiovisual).
• Herramienta recomendada: www.easyeventos.com te permite buscar y comparar espacios, servicios y agencias para eventos a nivel nacional, facilitando la gestión de presupuestos y la búsqueda de proveedores.

La localización del evento y la calidad de tus colaboradores pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Factores clave para espacios corporativos

• Capacidad y distribución: Asegúrate de que el lugar permita la organización de paneles, stands o áreas de networking según lo planificado.
• Tecnología integrada: Verifica la disponibilidad de internet de alta velocidad, pantallas, audio profesional y la posibilidad de transmitir vía streaming.
• Ubicación estratégica: Si esperas invitados de otras ciudades o países, comprueba la cercanía con aeropuertos, hoteles y transporte público.
• Ve a visitar el espacio, dentro de tus posibilidades es recomendable poder visitar el espacio y hablar con algún responsable que te asesore con las necesidades de tu evento en su  espacio. 

Además debes prever todos los servicios adicionales que vas a necesitar, ya que algunos espacios para eventos te piden exclusividad en sus servicios complementarios o directamente no te permiten realizar «x» tipo de actividad.

Hoy en día existen muchas herramientas y software para organizar eventos muy útiles en el mercado. Estos pueden facilitarte la gestión de las entradas, confirmación de asistentes, incluso coordinar las actividades de networking.